Iedereen die ook maar iets met een PC doet, zowel zakelijk als privé, kent Microsoft Office. Dat is immers het meest gebruikte officepakket ter wereld. Vroeger bestond dit alleen uit Word, Excel, PowerPoint en Access, maar de laatste jaren is er e.e.a. bijgekomen, zoals bijvoorbeeld Teams en Sharepoint. Doordat Teams de optie heeft om met collega’s, maar ook met externe contacten te (video)bellen, te chatten en bestanden te delen, heeft dit programma mede door Covid-19 de laatste twee jaar sterk aan populariteit gewonnen.

Wat is Teams en wat kan je ermee?

Teams is, kort gezegd, een programma dat het mogelijk maakt om online te communiceren. Zoals hierboven aangegeven, kan dat op verschillende manieren. Waar je vroeger een collega een kort e-mailberichtje wilde sturen, kan dat nu via een chatbericht. Hierdoor raakt de mailbox niet vervuild met allerlei berichten die daar eigenlijk niet thuis horen. Maar die chat beperkt zich niet tot berichten van persoon tot persoon. Je kunt ook chatten met meerdere personen, of indien nodig iemand later betrekken in een bestaande chat.

Verder kun je in Teams teams aanmaken. Bijvoorbeeld voor een bepaalde projectgroep of voor een overleggremium zoals een managementoverleg. In zo’n team kun je bestanden delen, bijvoorbeeld stukken voor een volgend overleg of concepten waar meerdere mensen aan werken. Dit kan overigens gelijktijdig, door de koppeling van Teams met Sharepoint. Een andere handige functie is het maken van kanalen binnen die teams. Zo kun je per onderwerp of project een kanaal maken en aangeven welke personen gemachtigd zijn om in dat kanaal te kunnen kijken en werken. Binnen dat kanaal kun je bestanden uploaden of chatten. Zo is er altijd per project of onderwerp een duidelijk overzicht, de documenten staan bij elkaar en mensen kunnen via chat hierover communiceren binnen dit kanaal. Geen overvolle mailbox waar je moet zoeken naar wie ook weer wat en wanneer heeft gestuurd.

Tevens kun je externe contacten als gast uitnodigen. Wanneer je met deze externe persoon of personen wilt communiceren, dan kun je eenvoudig binnen Outlook een afspraak maken met een Teamslink erin. Je externe contact klikt op de afgesproken tijd op de ontvangen link en de verbinding is daar.

Teams heeft ook een app voor Android en voor iPhone. Wil je documenten doornemen of berichten sturen maar de laptop niet bij de hand? Geen probleem, je kunt alles zien op je mobiele telefoon.

Microsoft Teams training

Bedrijven die Microsoft Office 365 licenties hebben, beschikken over Teams. Als je alle mogelijkheden hierboven leest (en dat is nog niet alles), dan kun je niet anders dan enthousiast zijn. Het kan immers de efficiëntie binnen een organisatie enorm verhogen. Het is dan ook aan te raden om de medewerkers een Microsoft Teams training aan te bieden zodat zij de applicatie optimaal kunnen gebruiken.

Efficiëntieslag

Om de efficiëntie te verhogen binnen een bedrijf is het goed wanneer medewerkers de te gebruiken software op een goede manier gebruiken. Daarom is het aan te raden om behalve een cursus Microsoft Teams ook een cursus Office 365, cursus Excel en een cursus Power Bi aan te bieden. Daarmee zijn zij dan goed geoutilleerd om hun werk professioneel uit te voeren.